ייעול וחיסכון בהוצאות התפעול בארגון

בהתאם להזמנת הלקוח, מנתחת SmartOffice את הוצאות התפעול בארגון באותם תחומי פעילות עליהם סוכם עם הלקוח.
בשיטת העבודה שלנו, אנו אוספים חומר גלם כגון העתקי חשבוניות, חוזי חכירה, שירות והתקשרות, ייבוא גיליונות אקסל ממערכות סאפ ארגוניות, וניתוחם.
בקרת חוזים – בשלב הראשון אנו בודקים את מידת ההתאמה בין חוזה ההתקשרות לרמת התמחור הנוכחית,
כשלא פעם אנו מוצאים חוסר הלימה בין חוזה ההתקשרות לרמת התמחור בה מחויב הלקוח בפועל ואף מצבים בהם הלקוח מחוייב על ציוד שכלל לא נמצא ברשותו.
בקרת חיובים בפועל – אחרי בדיקת התאמת החשבונית לחוזה המקורי, אנו בודקים את העלויות והכמויות שצורך הלקוח.
מיפוי – במידת הצורך, ובהתאם לתחום הבדיקה, אנו עוברים בכל תחנות העבודה בארגון, במשרדי וסניפי הלקוח, פיזית, וממפים את הציוד הנבדק באותו העת. במכונות צילום ומדפסות למשל, אנו מבצעים בדיקה פיזית של הציוד הפרוס במתקני הארגון, מידת התאמתו לצרכי המשתמש הסופי בהתאם לתפקידו וכמובן את רמת התמחור הנהוגה במשק ביום הבדיקה.
בדיקת עלויות סמויות – בנוסף, אנו יודעים לאתר ולהציף עלויות סמויות שנובעות מל מיני "עיזים" שהוכנסו לחוזה המקורי, כמו התחייבויות למינימום חודשי לכמויות – ועמידה בהן. לרוב, הלקוח לא עומד במינימום ומחויב בהתאם, או לחלופין, משלם הלקוח על "חבילות" שונות (מק"מ בחודש לרכב הליסינג עבור לשעות עבודה בפועל של חברת השמירה ועלות שעות נוספות וכלה במינימום פעימות במכונת הצילום והמדפסות והשוואה לצריכה בפועל) והתוצאה היא שירות, שעלותו כפולה ואף משולשת ממה שהלקוח צורך בפועל, או סבור שהוא משלם בפועל. לעיתים הפערים הם משמעותיים וטומנים בחובם החזרי כספים.
RFQ- מכרזים – בשלב הבא אנו פונים לספקים המוכרים ל SmartOffice מעבודה קודמת בארגונים מוסדיים גדולים, רשויות מקומיות ועיריות בבקשה לקבל הצעות מחיר לתחום הפעולה הנתון, לפי התוואי המומלץ על ידינו. במקרי הצורך, אנו מקיימים מעין מיני מכרז ותהליך תמחור סופי , לשם השגת יעדי החיסכון הרצויים.
בשיטת העבודה שלנו, אנו לא פונים לספקים של הלקוח, בעיקר כדי לא לפגוע במרקם היחסים של הלקוח עם הספק, אך מעניקים ללקוח כלים והדרכה להתמודד עמו בדרך להטבת השירות והזלת עלויות.
התוצאה הסופית מודפסת ומוגשת למזמין העבודה בחוברת, המתארת את המצב הקיים ואת המצב הרצוי, ומגובה בהצעות מחיר לפעולה מידית, ועלויות תפעול המתקבלות בגופים גדולים ובמכרזים ציבוריים.
עם קבלת ההמלצות, מתקיימת ישיבת תיקוף לחומר המוגש ויחד עם הלקוח נקבע ה- MO להשגת יעדי החיסכון, בין עם באמצעות התקשרות עם ספקים חדשים, או כדרך להורדת עלויות ושיפור התנאים מול הספק הקיים, בהתאם לצרכי הלקוח.
עם החתימה על ההסכמים החדשים בעלויות החדשות, מנפיקה SmartOffice חשבונית תשלום, הנגזרת כאחוזים מהחיסכון שהוצג ומזמין העבודה אישר.

בשירות זה, שכרנו מבוסס הצלחה בלבד. לא חסכת-לא שילמת