Smartoffice

ייעוץ, ליווי וכתיבת מכרזים

motiz — Fri, 01 Feb 2019 14:55:06 +0000

Smartoffice משמשת יותר מעשור, כיועץ מומחה לכתיבת מכרזים בארגונים מוסדיים גדולים, עיריות ורשויות מקומיות.
רק בשנה האחרונה הובילה Smartoffice והשתתפה במכרזים פומביים גדולים, במכללת עמק יזרעאל, עיריית הוד השרון, מועצה אזורית בני שמעון, עיריית רמת גן ובתי החולים הדסה עין כרם והר הצופים, במגוון תחומים, מרכש ציוד משקי לבית החולים ועד רכש כלי רכב תפעולי.
תפקידנו במכרז הוא ניתוח המצב הקיים בארגון בתחום לגביו עומד להתפרסם המכרז. מתן ייעוץ בישיבת ההיגוי למצב הרצוי בסיום המכרז. אפיון צרכי הלקוח, כתיבת כתב כמויות מדויק, כתיבת תנאי סף בהתאם לדרישות וצרכי הלקוח.
לאחר פרסום המכרז, מתן אומדן מחיר ללקוח, איסוף המעטפות וניתוח הצעות המחיר שהתקבלו וסיכומם, ניתוח עמידת הספק המציע בתנאי הסף שנקבעו, טבלאות איכות והמלצות באשר לספק הזוכה, מתן מצגת לוועדת המכרזים וליווי הלקוח בהטמעת הציוד או השירות של הספק הזוכה, בהתאם להצעות המחיר שהתקבלו ולתנאי המכרז.

הפוסט ייעוץ, ליווי וכתיבת מכרזים הופיע ראשון בSmartoffice

ייעול וחיסכון בהוצאות התפעול בארגון

motiz — Fri, 01 Feb 2019 14:49:56 +0000

בהתאם להזמנת הלקוח, מנתחת SmartOffice את הוצאות התפעול בארגון באותם תחומי פעילות עליהם סוכם עם הלקוח.
בשיטת העבודה שלנו, אנו אוספים חומר גלם כגון העתקי חשבוניות, חוזי חכירה, שירות והתקשרות, ייבוא גיליונות אקסל ממערכות סאפ ארגוניות, וניתוחם.
בקרת חוזים – בשלב הראשון אנו בודקים את מידת ההתאמה בין חוזה ההתקשרות לרמת התמחור הנוכחית,
כשלא פעם אנו מוצאים חוסר הלימה בין חוזה ההתקשרות לרמת התמחור בה מחויב הלקוח בפועל ואף מצבים בהם הלקוח מחוייב על ציוד שכלל לא נמצא ברשותו.
בקרת חיובים בפועל – אחרי בדיקת התאמת החשבונית לחוזה המקורי, אנו בודקים את העלויות והכמויות שצורך הלקוח.
מיפוי – במידת הצורך, ובהתאם לתחום הבדיקה, אנו עוברים בכל תחנות העבודה בארגון, במשרדי וסניפי הלקוח, פיזית, וממפים את הציוד הנבדק באותו העת. במכונות צילום ומדפסות למשל, אנו מבצעים בדיקה פיזית של הציוד הפרוס במתקני הארגון, מידת התאמתו לצרכי המשתמש הסופי בהתאם לתפקידו וכמובן את רמת התמחור הנהוגה במשק ביום הבדיקה.
בדיקת עלויות סמויות – בנוסף, אנו יודעים לאתר ולהציף עלויות סמויות שנובעות מל מיני "עיזים" שהוכנסו לחוזה המקורי, כמו התחייבויות למינימום חודשי לכמויות – ועמידה בהן. לרוב, הלקוח לא עומד במינימום ומחויב בהתאם, או לחלופין, משלם הלקוח על "חבילות" שונות (מק"מ בחודש לרכב הליסינג עבור לשעות עבודה בפועל של חברת השמירה ועלות שעות נוספות וכלה במינימום פעימות במכונת הצילום והמדפסות והשוואה לצריכה בפועל) והתוצאה היא שירות, שעלותו כפולה ואף משולשת ממה שהלקוח צורך בפועל, או סבור שהוא משלם בפועל. לעיתים הפערים הם משמעותיים וטומנים בחובם החזרי כספים.
RFQ- מכרזים – בשלב הבא אנו פונים לספקים המוכרים ל SmartOffice מעבודה קודמת בארגונים מוסדיים גדולים, רשויות מקומיות ועיריות בבקשה לקבל הצעות מחיר לתחום הפעולה הנתון, לפי התוואי המומלץ על ידינו. במקרי הצורך, אנו מקיימים מעין מיני מכרז ותהליך תמחור סופי , לשם השגת יעדי החיסכון הרצויים.
בשיטת העבודה שלנו, אנו לא פונים לספקים של הלקוח, בעיקר כדי לא לפגוע במרקם היחסים של הלקוח עם הספק, אך מעניקים ללקוח כלים והדרכה להתמודד עמו בדרך להטבת השירות והזלת עלויות.
התוצאה הסופית מודפסת ומוגשת למזמין העבודה בחוברת, המתארת את המצב הקיים ואת המצב הרצוי, ומגובה בהצעות מחיר לפעולה מידית, ועלויות תפעול המתקבלות בגופים גדולים ובמכרזים ציבוריים.
עם קבלת ההמלצות, מתקיימת ישיבת תיקוף לחומר המוגש ויחד עם הלקוח נקבע ה- MO להשגת יעדי החיסכון, בין עם באמצעות התקשרות עם ספקים חדשים, או כדרך להורדת עלויות ושיפור התנאים מול הספק הקיים, בהתאם לצרכי הלקוח.
עם החתימה על ההסכמים החדשים בעלויות החדשות, מנפיקה SmartOffice חשבונית תשלום, הנגזרת כאחוזים מהחיסכון שהוצג ומזמין העבודה אישר.

בשירות זה, שכרנו מבוסס הצלחה בלבד. לא חסכת-לא שילמת

הפוסט ייעול וחיסכון בהוצאות התפעול בארגון הופיע ראשון בSmartoffice

קניינות ורכש במיקור חוץ

motiz — Thu, 02 Jun 2016 13:14:09 +0000

שירות רכש וקניינות במיקור חוץ בחברות וארגונים קטנים ובינוניים שאינם מעסיקים מנהל רכש\קניין מקצועי.

במסגרת פעילותנו בניותוח הוצאות התפעול בארגון, הובלנו לא פעם פרויקטים בארגונים קטנים ובינוניים, משרדי עורכי דין, פירמות רו"ח ומפעלי תעייה בינוניים, שם שמנו לב לכך, שאחוזי החיסכון אותם אנו מביאים ללקוח בסדר גודל קטן ובינוני, (35-150 עובדים) גבוהים באופן ניכר מאחוזי החיסכון אותם אנו מיישמים אצל לקוחות גדולים.
בניתוח הסיבות להוצאות התפעול המנופחות, מצאנו שתי סיבות עיקריות לרמת מחירים גבוהה:

הסיבה הראשונה היא גודל הלקוח. ללקוח קטן יכולת מיקוח נמוכה, ולכן, לרוב אין ביכולתו לקבל את רמת המחירים שמקבל לקוח מוסדי גדול.
הסיבה השנייה היא שארגונים קטנים ואף בינוניים, לא מעסיקים מנהל רכש\קניין, ולרוב, העבודה הזו נופלת על כתפי ה"מנהלת אדמיניסטרטיבית", שלרוב מוצבת בקבלה.
שילוב זה מביא לא פעם ליכולת מיקוח מוגבלת, חוסר ידע והבנה בתנאי השוק המיטביים, המובילים בתורם לחתימה על חוזי חכירה\שירות לשנים ארוכות בעלויות גבוהות, מהם קשה להיחלץ.
שירות רכש במיקור חוץ, נועד לתת מענה מושלם לחסרונות הללו.

SmartOffice מעמידה לרשות לקוחותיה, את מיטב הידע והניסיון שלנו ברכש ציוד תפעולי, מו"מ לחוזי חכירה של ציוד וכלי רכב, והתמצאות ברמת מומחיות בעלויות ציוד ושירותים המעודכנים ביותר, כפי שמתקבל בהצעות מחיר ללקוחות מוסדיים גדולים והצעות מחיר במכרזים פומביים.
בשיטת הפעולה שלנו, עם החתימה על חוזה ההתקשרות, לתקופה הנעה בין 24 ל- 48 חודשים, אנו בודקים תחילה את רמת התמחור הנוכחית, חוזי ההתקשרות וטיב השירותים הניתנים ללקוח, בהיבט של זמינות, איכות ו- SLA, ומייצבים את הוצאות הלקוח לפי רמת התמחור והשירות האופטימליים במשק.
בנוסף, ולפי הצורך של הלקוח בעת הצורך, אנו כותבים מעין "מיני מכרז", או RFQ, לאספקת שירותים, רכב וציוד, מול הספקים שלנו, אצלם אנו מוכרים כמובילי תהליכים בארגונים גדולים, בתכיפות גבוהה וככאלה, נהנים מרמת תמחור שונה ואטרקטיבית.
לאחר מכן, בתהליך קבוע, אנו מקבלים מהלקוח בצורה מרוכזת בכל סוף יום, ובהתאם לסיכום מראש הזמנות רכש בכל תחום כפי שנקבע, (למעט קפה\חלב\עוגיות) ומוציאים פקודות אספקה לספק, לאספקה ישירה למשרדי הלקוח. הציוד יגיע לאתר הלקוח בין 24 ל- 36 שעות מרגע ההזמנה, תלוי בסוג המוצר המוזמן וזמינותו.
הספק משאיר במשרדי הלקוח חשבונית ע"ש הלקוח, לפי מודל התשלום (שוטף+ וכו') הנהוג אצל הלקוח.
אחת לחודש מוגש ללקוח דו"ח על הציוד שהוזמן וסופק, עלותו טרם תחילת השירות ועלות ההזמנה, והחיסכון שמצטבר לאורך כל תקופת ההתקשרות. בהתאם לצורך, תקיים SmartOffice לטובת לקוחותיה, מעין מיני מכרז, בו בקשות להצעות מחיר לצי רכב בתנאי ליסינג או פרויקט בסדר גודל חריג שצורך הלקוח, ללא עלות נוספת.
כך מקבל הלקוח שירות רכש מקצועי ואמין, המשתף את הלקוח ברמת המחירים המיטבית בשוק, כפי שעולה מהצעות מחיר שמקבלת SmartOffice עבור לקוחות מוסדיים גדולים, הן בהליך התמחרות רגיל, והן לפי תוצאות מכרזים.
חיסכון מושלם: עבור שירות רכש מקצועי ומנוסה עם יותר מעשור וצי של וותק מוכח בעשרות חברות וארגונים, משלם הלקוח רטיינר חודשי קבוע, הנמוך מעלות העסקת איש רכש וקניינות, ללא עלות מעביד נוספת וללא ההתחייבויות הנובעות מיחסי עובד מעביד, זכויות סוציאליות ופנסיוניות.

הפוסט קניינות ורכש במיקור חוץ הופיע ראשון בSmartoffice

עיבוד והפקת תלושי שכר

motiz — Mon, 26 May 2014 15:39:48 +0000

עם השנים, ובשל פניות של לקוחותינו, פיתחנו מומחיות בתחום עיבוד והפקת תלושי שכר בארגון.
תחום זה "שואב" ממון רב מארגונים גדולים, בעיקר בשל העובדה שקיימות מעט מאד לשכות שכר יעילות וזולות, וכן בשל העובדה שנושא זה נחשב לרגיש מאד,
וקיים חשש מובנה לביצוע שינויים בתחום זה. Smartoffice, פיתחה מיומנויות בתחום זה, המאפשרות ללקוח לבצע שינוי זהיר ומורכב, או לחלופין, לצייד את הלקוח בכלים אפקטיביים בבואו לספק הקיים בדרישה להוזלה ניכרת בעלויות. המספרים לא משקרים, ורק בחציון של 2014, חסכה Smartoffice יותר מ- 350,000 ש"ח, לשניים מלקוחותיה…

הפוסט עיבוד והפקת תלושי שכר הופיע ראשון בSmartoffice

חסכון במיכון משרדי

motiz — Tue, 27 May 2014 06:27:42 +0000

כל שנה חוסכת SmartOffice מיליוני שקלים ללקוחותיה רק על ידי ניתוח ההדפסות בארגון, בדיקת התאמת הציוד לצרכי העמדה ובחינה מחודשת של ההסכמים והחוזים מול הספקים השונים לעומת המחירים המקובלים בשוק. שיטת הייעוץ הייחודית של SmartOffice היא פרי של ניסיון רב שנים בענף המיכון המשרדי. ניסיון שהחל בשנות התשעים בעבודה בענף, והתפתח בהמשך לחברה המייעלת וחוסכת ללקוחותיה את מערך הפקת הניירת בארגון.
ניסיון זה מעמיד לרשותך מידע עצום על השחקנים הקיימים בשוק כיום, הסכמי השירות הרלוונטיים להיום וכן הציוד האופטימאלי לארגונך, בין אם בצורה שמאפשרת הפקת ניירת בצורה זולה ויעילה ובין אם מעבר לטכנולוגיית Paper-Less. אותו מידע בדיוק שספק הציוד שלך, ממש לא רוצה שתדע.
Smartoffice היא שחקן פעיל בתחום המיכון המשרדי, וככזה, עומדים לרשותנו כלים שבדרך כלל לא קיימים בידי הלקוח. אם בבחירת הציוד המתאים לעמדה לפי צרכיה, אם העלאה לפני השטח של ההוצאות הסמויות על המיכון המשרדי בארגון, ואם במו"מ מול חברות המיכון המשרדי. Smartoffice משתתפת דרך קבע בכנסים והרצאות בתחום המיכון המשרדי, מוזמנת להשקות של ציוד חדש, ומכירה על בוריים את החידושים האחרונים בענף, הן בתחום הציוד והן בתחום התוכנות הנלוות, בדרך לייעול מערך ההדפסה והצילום בארגון.

הפוסט חסכון במיכון משרדי הופיע ראשון בSmartoffice

ציוד משרדי

motiz — Tue, 27 May 2014 08:55:29 +0000

בארגונים רבים, רכש הציוד המשרדי "נופל" על מזכירה שרכש איננו ליבת עיסוקה. ככזה, הנושא הזה נזנח ומוזמן לא אחת כלאחר יד.
Smartoffice מקיימת קשרי גומלין עם מספר יבואניות ציוד משרדי הגדולות במשק, וככזו, ביכולתה להביא ללקוחותיה מחירים שבדרך כלל מוענקים לסיטונאים.
אנו מנתחים עבור לקוחותינו את סוג הציוד המוזמן, איכותו, מידת נחיצותו, וכן רמת השירות שמקבל הלקוח מהספק הנוכחי, ומגישים ללקוח הצעות אפקטיביות לייעול וחיסכון במישור זה.

הפוסט ציוד משרדי הופיע ראשון בSmartoffice

חסכון במחשוב ותשתיות תקשורת

motiz — Sun, 25 May 2014 04:39:59 +0000

בתחום המחשוב, Smartoffice מנתחת את הוצאות הארגון בתחזוקת תחנות העבודה, תחזוקת שרתים, רישיונות לתוכנות מייקרוספט, תחזוקת אתרים, ומגישה ללקוח המלצות לייעול וחיסכון בתחום, לפי צרכי הלקוח הייחודיים בכל ענף וענף. Smartoffice פועלת בתחום זה בשיתוף פעולה עם מומחים בתחום, בעלי ניסיון של מעל 15 שנים בתחזוקת רשתות, תחנות, ובנייה ותחזוקת של אתרי אינטרנט, לרווחת הלקוח.

הפוסט חסכון במחשוב ותשתיות תקשורת הופיע ראשון בSmartoffice

דלק ואנרגיה

motiz — Tue, 27 May 2014 06:58:14 +0000

תחום יקר ולא תחרותי, הוא תחום רכש דלקים ואנרגיה בארגון.
Smartoffice נהנית ממעמד של ספק באחת משתי חברות הדלק המובילות בישראל, וביכולתה להביא ללקוחותיה חיסכון, הן ברכש הדלק לכלי רכב, והן ברכש דלק וגז לתעשייה.
לספקית הדלק מעל ל- 140 תחנות דלק בישראל, וכן חברה לאספקת דלק וגז למפעלים תעשייתיים, במחיר תחרותי ובזמני אספקה מיידיים.

הפוסט דלק ואנרגיה הופיע ראשון בSmartoffice

עמילות מכס ושילוח בין לאומי

motiz — Tue, 27 May 2014 08:53:47 +0000

Smartoffice מקיימת קשרי גומלין עם מספר חברות מובילות בתחום השילוח הבינ"ל ועמילות המכס. תחום תחרותי ויקר, בו התעריפים משתנים מספק לספק.
אנו ננתח עבורכם את התעריפים המשולמים לעמילי המכס, ונמנף את קשרי הגומלין שלנו על מנת להביא ללקוח את השירות הטוב ביותר במחיר הנמוך ביותר.

בנוסף, יש באפשרותנו לבדוק עבור הלקוח החזרי מס עבור חומרי גלם מיובאים לתצרכי תעשייה.

הפוסט עמילות מכס ושילוח בין לאומי הופיע ראשון בSmartoffice